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#Holacracy chez Eco Compteur, 10/ Sur le transversal c’est génial!

9 mois après avoir démarré Hola Hoop, Holacracy version Eco-Compteur, une première conclusion s’impose à nous, pour les sujets qui impliquent des personnes de plusieurs équipes le gain en efficacité est exceptionnel!

Premier exemple, un lancement de produit implique de nombreux services, R&D, industrialisation, marketing, Manuel utilisateurs, support technique, commerciaux… Comment faire travailler efficacement ces personnes ensemble? Tout a commencé en réunion de gouvernance cercle général, « je propose que l’on crée un cercle lancement de produit » la suite ce sont des rôles existants dans d’autres cercles qui y sont rapatriés et la création de rôles spécifiques à ce cercle. Ce ne sont plus des rôles vagues, mais des rôles et redevabilités qui deviennent très précis, qui crée la time line, comment la finance est informée du lancement d’un stock supplémentaire, qui relit les manuels utilisateurs…

Peut-être vous dites-vous, « de toutes façon avec ou sans des cercles cela fonctionne, pourquoi toute cette histoire? »

Je vous pose une question simple: en cas de charge de travail qui m’oblige à faire un choix quel est mon critère de décision? Ma mission collective avec l’équipe lancement produit ou mon chef de service marketing qui va m’évaluer en fin d’année?

Et je vous pose une autre question: Quel est l’intérêt de l’entreprise? Qu’une équipe s’autoresponsabilise pour réussir un lancement de produit ou que chaque chef de service s’assure qu’il est bien informé de tout ce qui se passe et qu’il contrôle bien les performances de chacun?

Je vous en pose une troisième: Comment un chef de service peut- il avoir une action efficace sur la hiérarchisation et l’arbitrage des 100 projets grands et petits constitués par les 10 projets des 10 personnes de son équipe sans entraver l’efficacité des projets qui eux-mêmes impliquent de nombreuses autres personnes?

Deuxième exemple, Pascal est notre directeur des systèmes informatique, lors d’un point mensuel il me dit en résumé:

« en fait Holacracy ça ne marche pas vraiment, on fait des réunions de triage et de gouvernance mais rien n’en sort, cela ne fait qu’ajouter du temps ».

Ah m….., je me dis régulièrement que les réunions ajoutées c’est un des problèmes avec Holacracy.

« Et du coup tu vois les choses comment? »

« Et bien en fait les seules réunions vraiment intéressantes ce sont celles du cercle flux internes ou outils internes »

« Ah c’est intéressant, tu peux développer? »

« Avec le cercle sur les flux on a l’adv, un commercial, l’indus, la compta, du coup chacun amène ses tensions et c’est réglé super vite »

Vous me voyez venir, cet exemple illustre encore une fois que le cercle permet de se focaliser sur l’intérêt supérieur de l’entreprise que sont ses finalités ou projets majeurs. L’existence même des services peut sembler obsolète. Elle ne l’est pas toujours et dans le cas présent un ajustement naturel est de se dire que le cercle SI va beaucoup moins vite que les projets dans lesquels il est impliqué, une réunion de triage toute les 2 semaines, une gouvernance par trimestre est peut être suffisante. Mais ce qui compte c’est que les flux du devis à la facturation en passant par la production intègrent bien les objectifs et contraintes de tous les services de l’entreprise. Ceux qui s’y sont frottés savent à quel point c’est difficile, et ceux qui sont allés frapper à la porte de leur SI pour expliquer que leur cas était prioritaire savent de quoi je parle…

comme d’habitude si vous souhaitez échanger, réagir, vous êtes les bienvenus…

 

#Holacracy chez Eco-Compteur, 9/ Les premiers pas, c’est parti!

Maintenant que les rôles sont encodés et qu’il y a des facilitateurs nous pouvons démarrer « pour de vrai ». Le démarrage concret est que certains cercles vont devenir opérationnels. Cela se traduit par un programme de réunions de triage, souvent hebdomadaire et des réunions de gouvernance, mensuelles par défaut. La première chose qui se passe est que la ou les premières réunions sont un peu bizarres, c’est un peu comme de jouer au tarot pour la première fois, vous n’arrêtez pas de vous demander quelles sont les règles et souvent on commence à jouer après avoir fait un ou deux tours pour rien. Les premières réunions de triage et de gouvernance se passent un peu comme ça, vous ne savez pas bien quand parler, est-ce que vous pouvez vous adresser à celui qui propose, est-ce que vous pouvez ajouter une chose que vous avez oublié de dire… Et souvent le facilitateur va vous dire que en effet ce n’est pas à votre tour de parler, que vous être en train de faire une réaction alors que nous sommes dans un tour de clarification… Et pour des réunions sur des vrais sujets, difficile de faire des « tours pour rien » Vous allez vous dire quel cauchemar ! Oui! Et pourtant, il se passe après quelques mois un truc bizarre, des réunions qui n’ont rien à voir avec Holacracy utilisent ces techniques, un tour de clarification, un tour de réaction, des interventions timées à une ou deux minutes par personne, et, encore plus bizarre quand je me retrouve dans une réunion hors de l’entreprise dans un format classique, par exemple avec les décideurs de la chambre de commerce, je ne peux m’empêcher de me dire qu’avec Holacracy ces deux heures auraient été traitées en 20 minutes sans aucune perte de qualité dans les décisions prises. Cela vous fait réfléchir? Moi aussi cela m’a fait réfléchir à tout ce que je trouvais frustrant au début.

N’hésitez pas à réagir ou à m’envoyer vos commentaires ou questions sur cet article, j’y répondrais avec plaisir.

#Holacracy chez Eco Compteur, 6/ On continue avec la formation, réunion de triage!

Durant nos deux jours de formation avec Jean Michel Gode nous avons donc pratiqué sur des sujets réels de l’entreprise des réunions de gouvernance, c’était le sujet précédent et des réunions de triage. Cela se fait en apprenant en même temps que l’on pratique, on met des casquettes pour identifier les rôles et quand on ne comprend plus les règles on demande des « time out » et on reprend.

Beaucoup  plus accessible que la gouvernance le deuxième type de réunion, souvent hebdomadaire est le triage. Durant ma formation avec HolacracyOne je m’interrogeais sur l’obligation de ce triage dans le concept et la réponse de #Brian Robertson fut intéressante, au début d’Holacracy le triage n’existait pas mais c’est tellement efficace que cela a été ajouté. Et le fait est que à peu près tout le monde aime les réunions de triage, en tout cas chez Eco-Compteur. Le concept est simple, vous ouvrez une session sur #Hola Spirit, vous importez les tensions (et oui mauvais mot, remplacez le par sujet/problème par exemple) de chaque participant préalablement saisies ou bien vous les citez en 2 mots en début de réunion. Si de nouveaux sujets viennent en cours vous les ajoutez à l’ordre du jour visible en temps réel.

Débute alors la réunion proprement dite, l’objectif est simple, on se coordonne sans passer plus de quelques minutes par sujet. Chacun s’exprime au nom d’un de ses rôles et le facilitateur (l’arbitre du fonctionnement Holacracy) recadre en permanence vers: quel est ton besoin? Je veux vous informer que…. J’ai besoin que telle tâche soit effectuée par le rôle news letter avant telle date demande le commerce France, Rôle news letter est-ce que ce sera fait? Oui. Cela répond à ton besoin?  « Mais au fait on a le problème de la traduction en anglais » demande le rôle commerce export. Le facilitateur intervient: Commerce export souhaites tu que j’ajoute une tension à l’agenda? « On ne peut pas en parler tout de suite? » Non une tension à la fois, commerce France cela répond t-il à ton besoin? Oui merci. Commerce export si tu le souhaites nous pouvons traiter ta tension maintenant, quel est ton besoin?…………

C’est du sport mais quelle clarté, quelle vitesse, c’est la fin de la confusion, même les moins habiles pour prendre la parole ont un temps qui leur est dédié et on découvre que ces personnes que l’on entendait pas se révèlent être extrêmement efficaces et on comprend même beaucoup mieux ce qu’elles font.

Une grande question se pose avec l’Holacracy et c’est une grande question pour moi en tant que créateur d’entreprise et surtout dans mon rôle de manager depuis plus de 25 ans: ai-je laissé toute la place qu’ils méritent aux introvertis ou ai-je contribué à créer des organisations dans lesquelles ceux qui ont une grande aisance relationnelle sont les seuls à pouvoir s’épanouir?

#Holacracy chez Eco Compteur, 5/ On commence par la formation, gouvernance !

La première étape pour jouer à un nouveau jeu, c’est d’apprendre les règles, nous démarrons donc avec un séminaire de deux jours intégrant la plupart des personnes qui auront un rôle actif au début d’ #Holacracy ou plutôt Hola Hoop puisque c’est comme cela que ça s’appelle chez nous.

Ce séminaire nous replace les grands élément de la théorie et puis place à la pratique, réunion de triage puis réunion de gouvernance.

Un élément à comprendre qui est fondamental dans la mise en place d’Holacracy est que la façon de faire fonctionner le système se structure au début autour de ces deux types de réunion. La Gouvernance est la réunion clé, c’est celle où l’on travaille sur l’organisation de l’entreprise, à l’échelle d’un cercle et avec ses rôles. Sans être exhaustifs, on peut en gouvernance créer des rôles dans le cercle, créer des redevabilités pour ces rôles. Si le cercle contient d’autres cercles, on a pas le droit d’intervenir dans le « sub circle », par contre on peut lui attribuer des redevabilités, le mot est assez explicite, charge au « sub circle » ensuite de gérer comment il va les mettre en œuvre. La gouvernance peut également définir des domaines attachés à des cercles ou des rôles, cela voudra dire que toute action définie par le domaine passera obligatoirement par le rôle. Vous souhaitez qu’un recrutement soit impérativement validé par tel rôle pour telle fonction, vous créez un domaine et ce qui se faisait sans avoir jamais été écrit quelque part et qui a failli générer des crises devient clair… Il existe aussi des politiques attachées à des cercles ou rôles qui vont définir des façons de procéder. Je précise avec une grande humilité qu’à la lecture de ce blog, un spécialiste me reprendrait très probablement sur certains points dans ma description, cela permet de comprendre la complexité et la précision du système.

Au niveau du déroulement une réunion de gouvernance est une épreuve souvent difficile à vivre au début, pourquoi ? Le déroulement est assez lourd, tout d’abord vous proposez une tension, toujours ce mot bizarre pour dire sujet ou problème, il y a ensuite un premier tour de table pour des questions de clarification, une question à la fois, exclusivement pour la compréhension de la tension, le proposeur est invité à répondre. S’ensuit un « reaction round », toujours un par un, on ne rebondit pas, quand son tour est passé c’est fini et le proposeur ne réagit pas. C’est assez frustrant ou anti-naturel mais finalement cela contient les réactions et permet de rester sur le sujet qui est amené. Au final, quand on le compare aux concours de kekettes qui s’installent souvent sur des sujets anodins ou très techniques dans certaines entreprises, c’est très efficace. Ce n’est pas fini, vient ensuite le tour du proposeur qui décide de maintenir ou d’amender sa proposition et puis vient la phase la plus terrible, le tour d’objection. Chaque personne doit dire objection, pas d’objection, si pas d’objection, la proposition est acceptée et instantanément écrite dans Hola Spirit et la gouvernance de l’entreprise immédiatement modifiée en conséquence. Et cela se fait au sein de chaque cercle ce qui veut dire que tous les jours des cercles évoluent sans que l’ancienne hiérarchie intervienne, elle peut être informée si elle le souhaite en recevant les compte rendus de gouvernance automatiques. Par contre s’il y a objection démarre une séquence terrifiante, le test des objections, 4 questions qui vont aider l’objecteur à valider si son objection est valide. Je ne vais pas rentrer dans les 4 mais un exemple est intéressant, « Je propose que le rôle écriture newsletter pilote la traduction systématique en anglais », objection, « il faut que ce soit fait aussi pour l’allemand », question : est ce que cette proposition (l’anglais seulement) causerait du tort à l’entreprise ou est-elle incomplète ?, la réponse est évidemment incomplète, l’objection est invalide, tu pourras revenir avec une proposition pour l’allemand plus tard. Au début cela parait bizarre mais combien de sujets ne finissent jamais par le jeu des ajouts successifs qui deviennent des hors-sujets ? En Holacracy, l’imperfection fait partie du concept, seule compte la notion de progrès. Déroutant pour des managers qui ont l’habitude des plans B, de l’analyse complexe des conséquences, objectivement difficile pour moi personnellement. Mais, parce qu’il y a un mais, n’est-ce pas un moyen de sécuriser l’avancement et surtout de permettre à qui que ce soit, non expérimenté en management, de participer activement au… management.