Nous avons décidé de mettre en place Holacracy chez Eco-Compteur, nous l’appelons Hola Hoop, c’est une aventure peu ordinaire, très riche en enseignements, en émotions, en doutes, en rêves… J’ai eu envie de livrer à ceux qui cherchent des informations sur Holacracy, ceux qui y sont déjà et veulent ouvrir leurs points de vue, aux simples curieux, à nos collaborateurs ou futurs collaborateurs aussi, ma vision de cette aventure.
J’avais écrit pour mes amis un journal de bord lors de mon année sabbatique en voilier avec Nathalie mon épouse, le thème et l’aventure sont différents ici mais j’y retrouve déjà le parfum de terres inconnues et le plaisir de raconter de façon simple, réelle comment je perçois cette transformation de l’entreprise. Je fais cela sans filtre, avec une vision personnelle, sans prétention d’expert, j’espère que vous apprécierez… Merci à Julie qui après avoir travaillé aux études chez Eco-Compteur s’est lancée dans la facilitation graphique et qui illustre ce blog avec sa propre sensibilité.

#Holacracy chez Eco Compteur, 10/ Sur le transversal c’est génial!

9 mois après avoir démarré Hola Hoop, Holacracy version Eco-Compteur, une première conclusion s’impose à nous, pour les sujets qui impliquent des personnes de plusieurs équipes le gain en efficacité est exceptionnel!

Premier exemple, un lancement de produit implique de nombreux services, R&D, industrialisation, marketing, Manuel utilisateurs, support technique, commerciaux… Comment faire travailler efficacement ces personnes ensemble? Tout a commencé en réunion de gouvernance cercle général, « je propose que l’on crée un cercle lancement de produit » la suite ce sont des rôles existants dans d’autres cercles qui y sont rapatriés et la création de rôles spécifiques à ce cercle. Ce ne sont plus des rôles vagues, mais des rôles et redevabilités qui deviennent très précis, qui crée la time line, comment la finance est informée du lancement d’un stock supplémentaire, qui relit les manuels utilisateurs…

Peut-être vous dites-vous, « de toutes façon avec ou sans des cercles cela fonctionne, pourquoi toute cette histoire? »

Je vous pose une question simple: en cas de charge de travail qui m’oblige à faire un choix quel est mon critère de décision? Ma mission collective avec l’équipe lancement produit ou mon chef de service marketing qui va m’évaluer en fin d’année?

Et je vous pose une autre question: Quel est l’intérêt de l’entreprise? Qu’une équipe s’autoresponsabilise pour réussir un lancement de produit ou que chaque chef de service s’assure qu’il est bien informé de tout ce qui se passe et qu’il contrôle bien les performances de chacun?

Je vous en pose une troisième: Comment un chef de service peut- il avoir une action efficace sur la hiérarchisation et l’arbitrage des 100 projets grands et petits constitués par les 10 projets des 10 personnes de son équipe sans entraver l’efficacité des projets qui eux-mêmes impliquent de nombreuses autres personnes?

Deuxième exemple, Pascal est notre directeur des systèmes informatique, lors d’un point mensuel il me dit en résumé:

« en fait Holacracy ça ne marche pas vraiment, on fait des réunions de triage et de gouvernance mais rien n’en sort, cela ne fait qu’ajouter du temps ».

Ah m….., je me dis régulièrement que les réunions ajoutées c’est un des problèmes avec Holacracy.

« Et du coup tu vois les choses comment? »

« Et bien en fait les seules réunions vraiment intéressantes ce sont celles du cercle flux internes ou outils internes »

« Ah c’est intéressant, tu peux développer? »

« Avec le cercle sur les flux on a l’adv, un commercial, l’indus, la compta, du coup chacun amène ses tensions et c’est réglé super vite »

Vous me voyez venir, cet exemple illustre encore une fois que le cercle permet de se focaliser sur l’intérêt supérieur de l’entreprise que sont ses finalités ou projets majeurs. L’existence même des services peut sembler obsolète. Elle ne l’est pas toujours et dans le cas présent un ajustement naturel est de se dire que le cercle SI va beaucoup moins vite que les projets dans lesquels il est impliqué, une réunion de triage toute les 2 semaines, une gouvernance par trimestre est peut être suffisante. Mais ce qui compte c’est que les flux du devis à la facturation en passant par la production intègrent bien les objectifs et contraintes de tous les services de l’entreprise. Ceux qui s’y sont frottés savent à quel point c’est difficile, et ceux qui sont allés frapper à la porte de leur SI pour expliquer que leur cas était prioritaire savent de quoi je parle…

comme d’habitude si vous souhaitez échanger, réagir, vous êtes les bienvenus…

 

#Holacracy chez Eco-Compteur, 9/ Les premiers pas, c’est parti!

Maintenant que les rôles sont encodés et qu’il y a des facilitateurs nous pouvons démarrer « pour de vrai ». Le démarrage concret est que certains cercles vont devenir opérationnels. Cela se traduit par un programme de réunions de triage, souvent hebdomadaire et des réunions de gouvernance, mensuelles par défaut. La première chose qui se passe est que la ou les premières réunions sont un peu bizarres, c’est un peu comme de jouer au tarot pour la première fois, vous n’arrêtez pas de vous demander quelles sont les règles et souvent on commence à jouer après avoir fait un ou deux tours pour rien. Les premières réunions de triage et de gouvernance se passent un peu comme ça, vous ne savez pas bien quand parler, est-ce que vous pouvez vous adresser à celui qui propose, est-ce que vous pouvez ajouter une chose que vous avez oublié de dire… Et souvent le facilitateur va vous dire que en effet ce n’est pas à votre tour de parler, que vous être en train de faire une réaction alors que nous sommes dans un tour de clarification… Et pour des réunions sur des vrais sujets, difficile de faire des « tours pour rien » Vous allez vous dire quel cauchemar ! Oui! Et pourtant, il se passe après quelques mois un truc bizarre, des réunions qui n’ont rien à voir avec Holacracy utilisent ces techniques, un tour de clarification, un tour de réaction, des interventions timées à une ou deux minutes par personne, et, encore plus bizarre quand je me retrouve dans une réunion hors de l’entreprise dans un format classique, par exemple avec les décideurs de la chambre de commerce, je ne peux m’empêcher de me dire qu’avec Holacracy ces deux heures auraient été traitées en 20 minutes sans aucune perte de qualité dans les décisions prises. Cela vous fait réfléchir? Moi aussi cela m’a fait réfléchir à tout ce que je trouvais frustrant au début.

N’hésitez pas à réagir ou à m’envoyer vos commentaires ou questions sur cet article, j’y répondrais avec plaisir.

#Holacracy chez Eco Compteur, 8/ Les rôles structurels

Pour faire fonctionner un cercle Hola Hoop, quelques rôles sont nécessaires, on les retrouvera donc dans chaque.

Le premier et l’un des plus importants est le facilitateur. Pour situer son importance je rappellerais juste que pour faciliter il faut faire une formation d’une semaine complète. Vous allez vous dire, « c’est un truc de consultants, on peut s’en passer ». J’ai personnellement fait cette formation, c’est beaucoup de temps, c’est cher, autour de 4000€ de mémoire, mais je ne conseille vraiment pas de partir en Holacracy sans cela. Le rôle du facilitateur est de faire respecter la constitution dans les réunions. Comme ces réunions sont le moteur de l’adoption du nouveau fonctionnement, si les facilitateurs ne maîtrisent pas le processus on fera autre chose que Holacracy.

Un autre rôle structurel dans chaque cercle est le secrétaire, élu, c’est la personne qui va régler les aspects logistiques et va « tenir » le logiciel pendant les réunions. Le secrétaire forme un couple avec le facilitateur, il permet à la réunion d’être efficace et fluide, mieux il connait les possibilités de Hola Spirit, mieux c’est.

Au-delà de ces deux rôles fonctionnels et tournés vers Holacracy, il y a deux rôles structurels importants, le lead link et le rep link. Nous utilisons ces termes de l’anglais car la traduction en français de premier et deuxième lien nous semble confusante.

Le lead link a une fonction fondamentale, c’est lui qui attribue les ressources aux rôles du cercle. Souvent ce sont les anciens managers qui remplissent ce rôle, la grande différence est qu’ils n’ont plus besoin de passer leur temps à tenter d’être au courant de tout, les réunions produisent cette info et beaucoup plus de choses se passent seulement entre les personnes concernées sans relai inutile. En revanche le Lead link a la responsabilité d’attribuer les rôles aux personnes, tant que ce n’est pas fait le rôle lui revient. Le lead link est aussi par défaut membre du cercle « supérieur » ce qui veut dire qu’il assiste au réunions de gouvernance qui vont définir les redevabilités du cercle dont il est lead link. Charge à lui ensuite d’informer son cercle pour qu’il s’adapte en fonction. Si le cercle général produit une nouvelle redevabilité au cercle R&D « suivre les heures éligibles au crédit impôt recherche » le lead link R&D va certainement amener cela en info en triage, il y aura ensuite un projet créé et probablement des redevabilités sur divers rôles et peut être même un rôle nouveau créé pour cela. Le lead link est nommé par le lead link du cercle supérieur. Le lead Link doit aussi s’assurer que les rôles qu’il a attribués sont tenus conformément aux redevabilités, cela en fait évidemment un rôle clé dans l’organisation.

Enfin dernier rôle structurel dans chaque cercle, le rep link, c’est un rôle élu. En résumé c’est ce qui permet à un cercle qui a une tension (comprenez ici problème) et qui ne parvient pas à la traiter au sein de son cercle d’aller la porter dans le cercle supérieur ou un autre cercle. Pour reprendre l’exemple crédit impôt recherche, si le suivi des heures nécessite le choix d’un nouvel outil de gestion des temps qui impacte toute l’entreprise, le rep link demandera par exemple qu’un projet nouvel outil gestion de temps soit créé lors d’un triage cercle général. Cela génèrera d’ailleurs peut être la création d’une nouvelle redevabilité pour le cercle Systèmes d’information…

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#Holacracy chez Eco Compteur, 7/ Les premiers pas, l’encodage.

Nous sommes désormais formés, il n’y a plus qu’à démarrer, l’encodage (pour ceux qui n’ont pas suivi c’est la définition des rôles dans le logiciel Hola Spirit) est fait par Jean Marie principalement, l’idée est que l’on démarre avec un état le plus proche possible de la réalité de l’organisation de l’entreprise. L’un des enseignements à postériori de cette phase est que l’on doit accorder du temps à cette étape. En effet toute évolution une fois que l’on a démarré passe par la gouvernance or le processus est lourd. La conséquence est qu’une évolution, y compris de la description de la réalité d’un rôle « coûtera » un « tour » de gouvernance c’est-à-dire autour de 15/20 minutes probablement. Une alternative et une bonne idée est de faire dans ces cas de la « gouvernance en dehors de la gouvernance » c’est-à-dire d’utiliser le logiciel pour proposer des évolutions hors réunion. La personne qui se charge de l’encodage doit bien aider dans cette étape et connaître le système. Il n’y rien de plus désagréable en effet que de se retrouver plus tard en réunion, vous devez dire au nom de quel rôle vous vous exprimez et ce rôle n’a pas été « encodé », donc soit vous parlez au nom d’un rôle oublié ou bien vous admettez que vous n’avez le rôle qui vous permet de vous exprimer sur le sujet. Chacun imagine le niveau de frustration que peut engendrer cette étape. J’ai été personnellement l’un des plus touchés par cela car mes rôles n’avaient pas été clarifiés autant que pour d’autres personnes. Dès lors en réunion deux possibilités s’offraient à moi, soit respecter les règles du jeu et m’abstenir tant que mes rôles n’étaient pas clarifiés, soit m’exprimer quand même en risquant d’induire que le respect des règles du jeu Holacracy est relatif. J’ai choisi la seconde solution, j’avoue qu’elle m’a coûté. Si c’était à refaire je pense que nous choisirions pour l’encodage une personne orientée « service » au sens de « caring » plutôt qu’une personne process. Par ailleurs nous avons mis en place un système de « rattrapage », après l’encodage nous faisons désormais un suivi pendant quelques semaines et ce qui n’est pas encodé peut l’être hors gouvernance. Là encore mon conseil aux managers est de bien faire attention à cette phase, c’est pour eux qu’elle est la plus délicate. Pour la plupart des personnes qui managent peu ou pas, la clarification des rôles va vite et le gain qu’ils en retirent est assez immédiat. Pour des personnes ayant des rôles nombreux ou plus flous la qualité de la retranscription va influer sur le « confort » lors des premières réunions de triage ou de gouvernance, or il y a suffisamment d’inconfort pour ne pas en rajouter. Et comme c’est pour les managers ou les dirigeants que le système a le plus d’impact c’est important de faire attention à eux.

Un fois cet encodage effectué vous avez un premier résultat qui est une grande satisfaction, votre organisation se dessine comme par magie sur Hola Spirit, les cercles avec leurs rôles sont à l’écran, vous cliquez dessus et rentrez plus profondément dedans, vous naviguez dans les rôles, vous vous interrogez sur les redevabilités d’un rôle, un clic, vous cherchez les différents rôles d’une personnes, un clic, vous recherchez les vôtres, un clic, vous voulez connaître la raison d’être du cercle marketing, un clic. Jamais votre organisation ne vous sera apparue aussi limpide et jamais de façon aussi globale. Et pourtant ce n’est qu’un début, cette photo incroyable va devenir un film, l’image va évoluer tous les jours et cette évolution va se faire sans que le patron ai besoin de dépêcher une détestable armée de consultant en réorganisation. Cette évolution sera prise en main par chaque équipe de façon autonome. C’est celui qui fait qui sait, c’est ceux qui font qui savent!

#Holacracy chez Eco Compteur, 6/ On continue avec la formation, réunion de triage!

Durant nos deux jours de formation avec Jean Michel Gode nous avons donc pratiqué sur des sujets réels de l’entreprise des réunions de gouvernance, c’était le sujet précédent et des réunions de triage. Cela se fait en apprenant en même temps que l’on pratique, on met des casquettes pour identifier les rôles et quand on ne comprend plus les règles on demande des « time out » et on reprend.

Beaucoup  plus accessible que la gouvernance le deuxième type de réunion, souvent hebdomadaire est le triage. Durant ma formation avec HolacracyOne je m’interrogeais sur l’obligation de ce triage dans le concept et la réponse de #Brian Robertson fut intéressante, au début d’Holacracy le triage n’existait pas mais c’est tellement efficace que cela a été ajouté. Et le fait est que à peu près tout le monde aime les réunions de triage, en tout cas chez Eco-Compteur. Le concept est simple, vous ouvrez une session sur #Hola Spirit, vous importez les tensions (et oui mauvais mot, remplacez le par sujet/problème par exemple) de chaque participant préalablement saisies ou bien vous les citez en 2 mots en début de réunion. Si de nouveaux sujets viennent en cours vous les ajoutez à l’ordre du jour visible en temps réel.

Débute alors la réunion proprement dite, l’objectif est simple, on se coordonne sans passer plus de quelques minutes par sujet. Chacun s’exprime au nom d’un de ses rôles et le facilitateur (l’arbitre du fonctionnement Holacracy) recadre en permanence vers: quel est ton besoin? Je veux vous informer que…. J’ai besoin que telle tâche soit effectuée par le rôle news letter avant telle date demande le commerce France, Rôle news letter est-ce que ce sera fait? Oui. Cela répond à ton besoin?  « Mais au fait on a le problème de la traduction en anglais » demande le rôle commerce export. Le facilitateur intervient: Commerce export souhaites tu que j’ajoute une tension à l’agenda? « On ne peut pas en parler tout de suite? » Non une tension à la fois, commerce France cela répond t-il à ton besoin? Oui merci. Commerce export si tu le souhaites nous pouvons traiter ta tension maintenant, quel est ton besoin?…………

C’est du sport mais quelle clarté, quelle vitesse, c’est la fin de la confusion, même les moins habiles pour prendre la parole ont un temps qui leur est dédié et on découvre que ces personnes que l’on entendait pas se révèlent être extrêmement efficaces et on comprend même beaucoup mieux ce qu’elles font.

Une grande question se pose avec l’Holacracy et c’est une grande question pour moi en tant que créateur d’entreprise et surtout dans mon rôle de manager depuis plus de 25 ans: ai-je laissé toute la place qu’ils méritent aux introvertis ou ai-je contribué à créer des organisations dans lesquelles ceux qui ont une grande aisance relationnelle sont les seuls à pouvoir s’épanouir?

#Holacracy chez Eco Compteur, 5/ On commence par la formation, gouvernance !

La première étape pour jouer à un nouveau jeu, c’est d’apprendre les règles, nous démarrons donc avec un séminaire de deux jours intégrant la plupart des personnes qui auront un rôle actif au début d’ #Holacracy ou plutôt Hola Hoop puisque c’est comme cela que ça s’appelle chez nous.

Ce séminaire nous replace les grands élément de la théorie et puis place à la pratique, réunion de triage puis réunion de gouvernance.

Un élément à comprendre qui est fondamental dans la mise en place d’Holacracy est que la façon de faire fonctionner le système se structure au début autour de ces deux types de réunion. La Gouvernance est la réunion clé, c’est celle où l’on travaille sur l’organisation de l’entreprise, à l’échelle d’un cercle et avec ses rôles. Sans être exhaustifs, on peut en gouvernance créer des rôles dans le cercle, créer des redevabilités pour ces rôles. Si le cercle contient d’autres cercles, on a pas le droit d’intervenir dans le « sub circle », par contre on peut lui attribuer des redevabilités, le mot est assez explicite, charge au « sub circle » ensuite de gérer comment il va les mettre en œuvre. La gouvernance peut également définir des domaines attachés à des cercles ou des rôles, cela voudra dire que toute action définie par le domaine passera obligatoirement par le rôle. Vous souhaitez qu’un recrutement soit impérativement validé par tel rôle pour telle fonction, vous créez un domaine et ce qui se faisait sans avoir jamais été écrit quelque part et qui a failli générer des crises devient clair… Il existe aussi des politiques attachées à des cercles ou rôles qui vont définir des façons de procéder. Je précise avec une grande humilité qu’à la lecture de ce blog, un spécialiste me reprendrait très probablement sur certains points dans ma description, cela permet de comprendre la complexité et la précision du système.

Au niveau du déroulement une réunion de gouvernance est une épreuve souvent difficile à vivre au début, pourquoi ? Le déroulement est assez lourd, tout d’abord vous proposez une tension, toujours ce mot bizarre pour dire sujet ou problème, il y a ensuite un premier tour de table pour des questions de clarification, une question à la fois, exclusivement pour la compréhension de la tension, le proposeur est invité à répondre. S’ensuit un « reaction round », toujours un par un, on ne rebondit pas, quand son tour est passé c’est fini et le proposeur ne réagit pas. C’est assez frustrant ou anti-naturel mais finalement cela contient les réactions et permet de rester sur le sujet qui est amené. Au final, quand on le compare aux concours de kekettes qui s’installent souvent sur des sujets anodins ou très techniques dans certaines entreprises, c’est très efficace. Ce n’est pas fini, vient ensuite le tour du proposeur qui décide de maintenir ou d’amender sa proposition et puis vient la phase la plus terrible, le tour d’objection. Chaque personne doit dire objection, pas d’objection, si pas d’objection, la proposition est acceptée et instantanément écrite dans Hola Spirit et la gouvernance de l’entreprise immédiatement modifiée en conséquence. Et cela se fait au sein de chaque cercle ce qui veut dire que tous les jours des cercles évoluent sans que l’ancienne hiérarchie intervienne, elle peut être informée si elle le souhaite en recevant les compte rendus de gouvernance automatiques. Par contre s’il y a objection démarre une séquence terrifiante, le test des objections, 4 questions qui vont aider l’objecteur à valider si son objection est valide. Je ne vais pas rentrer dans les 4 mais un exemple est intéressant, « Je propose que le rôle écriture newsletter pilote la traduction systématique en anglais », objection, « il faut que ce soit fait aussi pour l’allemand », question : est ce que cette proposition (l’anglais seulement) causerait du tort à l’entreprise ou est-elle incomplète ?, la réponse est évidemment incomplète, l’objection est invalide, tu pourras revenir avec une proposition pour l’allemand plus tard. Au début cela parait bizarre mais combien de sujets ne finissent jamais par le jeu des ajouts successifs qui deviennent des hors-sujets ? En Holacracy, l’imperfection fait partie du concept, seule compte la notion de progrès. Déroutant pour des managers qui ont l’habitude des plans B, de l’analyse complexe des conséquences, objectivement difficile pour moi personnellement. Mais, parce qu’il y a un mais, n’est-ce pas un moyen de sécuriser l’avancement et surtout de permettre à qui que ce soit, non expérimenté en management, de participer activement au… management.

#Holacracy chez Eco Compteur, 4/ la préparation.

Pour démarrer Holacracy, quelques éléments sont à réunir, un cabinet de conseil tout d’abord; le système est sophistiqué, tout le monde nous alerte, ceux qui y vont seuls se plantent. Nous cherchons donc parmi les quelques cabinets celui qui nous semble le plus proche de notre état d’esprit, nous décidons de signer avec #InExcelsis et notamment Jean-Michel Gode.

Enrico et Jean-Marie travaillent avec lui pour établir le plan de démarrage. Nous devons décider par qui commencer, « l’encodage », on dit comme cela en Holacracy. L’encodage est la retranscription de la société telle qu’elle est aujourd’hui, quels sont les cercles existants, quels rôles dans ces cercles, quelles sont les redevabilités des rôles et des cercles, y a-t-il des « domaines » existants, c’est-à-dire des actions réservées à certains rôles ou cercles, tout cela doit être écrit dans #HolaSpirit pour refléter au mieux l’existant. Nous devons ensuite envoyer en formation des « facilitateurs », ce sont les premiers animateurs et gardiens du temple, ils vont animer toutes les réunions de triage et de gouvernance en faisant scrupuleusement respecter les processus. 2 personnes partent donc en formation à Londres avec #Brian Robertson, l’inventeur, le pape d’Holacracy, il s’agira de Raphaël pour l’équipe France et Guilhem pour Montréal.

Pour l’encodage à proprement parler nous avons un peu de chance, les derniers entretiens annuels, que nous avons appelés « collectuels » pour l’hybride collectif et individuel ont été focalisés sur l’actualisation des descriptions « réelles » des postes de chacun. Si l’on se réfère aux fiches de poste contractuelles, on se rend compte qu’elles ne reflètent quasiment jamais la situation actuelle, nous avions donc fait une sorte de méga mise à jour en groupe. #Holacracy constitue fondamentalement une mise à jour permanente de la réalité, soutenue par le logiciel, démarrer par un état assez récent nous a donc permis d’accélérer l’encodage.

Compte tenu de la lourdeur du processus et du budget formation conseil associé, nous avons décidé de démarrer dans un premier temps avec 3 cercles en plus du marketing qui avait démarré de façon autonome : il s’agit des ventes, du support et du cercle général.

#Holacracy chez Eco Compteur, 3/ la décision.

A l’issue de notre séminaire découverte Holacracy organisé par IGI le sentiment est globalement positif et parmi les participants, une très grande majorité a envie d’y aller. Nous sentons aussi que ce n’est pas si simple, on nous parle de difficultés, du fait que certaines personnes ne se retrouvent pas dans ce système et qu’il peut y avoir des départs générés par l’implémentation. Nous organisons quelques réunions, discussions, en fait nous recherchons le consensus, et comme le dit Brian Robertson le consensus est une idée bizarre, c’est un idéal épuisant à atteindre, en Holacracy celui qui « énergise » le rôle a l’autorité et décide. Si il veut consulter il peut mais au final il décide.

J’ai personnellement un problème avec le mot Holacracy, je trouve qu’il sonne mal, qu’il ne donne pas envie…Qu’à cela ne tienne, nous travaillons avec Sèverine, directrice marketing, et trouvons une expression de ce que ce sera chez nous. Hola Hoop, Let’s dance with circles! Ce sera Holacracy à notre sauce et ce sera forcément plus fun ! C’est présenté au moment de la réunion « pédagogique » sur les résultats de l’année et c’est officiellement parti !

Avant cela nous avons travaillé sur quelques détails qui ont leur importance, peut-on modifier d’autres mots, la traduction française de certains concepts d’Holacracy ne nous plaisent pas, la notion de premier et deuxième lien, le mot tension. Nous tentons avec les éditeurs de Glass Frog et HolaSpirit, les deux logiciels support d’Holacracy de créer un français bis juste pour nous, mauvaise pioche c’est non. Nous pourrons juste garder l’anglais pour certaines parties, nous allons donc parler de Lead Link et de Rep Link. La raison de ce refus est que le logiciel est recommandé par des conseils qui doivent respecter la constitution à la lettre au risque de se fâcher avec HolacracyOne (les gourous).

Nous testons les deux logiciels, Hola Spirit, made in France a notre préférence, équipe disponible, beaucoup de liens vers d’autres logiciels, notamment Todoist pour gérer les tâches en mode GTD. Ce point est important, nous l’avons compris après, aider chacun à avoir une organisation personnelle de ses tâches efficace et transparente est une des clefs pour bien lancer Holacracy. Si nous avions su, nous aurions commencé par former plus de personnes à la GTD (Getting Things Done).

Holacracy chez Eco-Compteur, 2/ la découverte

Nous sommes de plus en plus convaincus de sa puissance et décidons de lancer une phase de « découverte active ». IGI l’entreprise qui a lancé Holacracy en France et possède la plus haute certification disponible fait des séminaires de découverte de 2 jours. Nous décidons d’en organiser un en interne avec une vingtaine de volontaires. Le programme alterne la théorie et la pratique, nous rentrons donc dans le concept, la notion de distribution du pouvoir est très intéressante, il ne s’agit pas de supprimer des managers, il s’agit de faire de chacun un vrai manager, un vrai entrepreneur de ses fonctions, en Holacracy on dit « rôles ». J’entends souvent des dirigeants se plaindre du manque d’initiatives, je suis souvent convaincu qu’ils en sont le principal facteur, La promesse Holacracy est de clarifier les responsabilités, on parle de redevabilités et puis, attention les yeux, d’interdire à qui que ce soit d’interférer dans le rôle. Si une redevabilité appartient à un rôle ou cercle celui-ci est souverain pour la mettre en œuvre. Si on souhaite modifier les choses il faut passer par une réunion de gouvernance. Le séminaire de deux jours nous fait expérimenter notre première réunion de gouvernance, c’est hyper structuré, cela permet de sanctuariser le temps de parole de chacun, parfois difficile pour les bavards. J’en fais partie, j’avoue que c’est frustrant, je constate aussi que des personnes habituellement introverties se sentent plus à l’aise…
Nous testons aussi notre première réunion de triage, il s’agit d’une sorte de coordination pendant laquelle chacun parle au nom de son rôle, un seul sujet à la fois, on se focalise sur « Quel est ton besoin? » tout ce qui n’est pas un besoin ou ne répond pas à celui-ci est immédiatement « censuré ». Un peu radical mais au final nous avons abordé en une heure plus de 30 vrais sujets, ils n’ont évidemment pas été réglés mais tout le monde a une vision claire des next steps et nous avons partagé cela en étant plus de 20 sans cacophonie, incroyable!

Holacracy chez Eco Compteur, 1/ le contexte.

Je démarre cette série d’articles afin de vous faire partager une nouvelle aventure que nous sommes en train de vivre chez Eco-Compteur, nous avons décidé d’implémenter Holacracy.

Retour un peu plus d’un an en arrière, nous avons décidé de faire grandir le groupe en faisant une première acquisition importante, l’entreprise Quantaflow qui est LE spécialiste Français du comptage dans les centres commerciaux. Cela a immédiatement 2 conséquences, une sur la taille en nous faisant passer de 80 à 100 personnes et une sur mon rôle puisque je vais me consacrer fortement à ce nouveau Challenge.

Je décide donc de confier à Enrico Durbano, directeur commercial la Direction Générale d’Eco-Compteur. Au passage il part quelques semaines à l’ #INSEAD pour le programme « Transition to General Management »

Rapidement une question d’Enrico est: comment gérer l’héritage entreprise libérée en le perpétuant dans une entreprise qui grandit? La bienveillance, l’autonomie, la transparence de l’information, le bonheur au travail nous l’avons, comment garder cela en grandissant et en étant hyper efficaces? Sa proposition devient: implantons Holacracy. L’entreprise libérée est un mouvement « culturel » nous sommes heureux d’y participer et de ce qu’il nous apporte mais pour construire quelque-chose de solide et durable il faut du structurel, c’est ce que propose Holacracy alors go!


La suite au prochain épisode !